レフトホライゾンタイプの手帳でタスク・スケジュール管理をしてみる

タスク管理のススメ,日々雑感

読了時間: 約636

マンスリーだけの手帳では限界がありました。

WordPress(ワードプレス)のダッシュボードには、当日の来訪者さんがどの記事を読んでくださったかがわかるようになっています。
今日は以下の記事を読んでくださった方がいらっしゃったようなのですが、

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Lukia

ごめんなさい。この記事を書いて間もなく挫折したんでした。。。💦

いや、正確には、記事の通りのやり方で満足していたのですが、ある日ふらっと寄ったリサイクルショップで投げ売りされていたスケジュール帳を気に入り、買ってしまったのです。
サイズや厚みなどに関わらず、一律100円で売られていたのですが、6月になる頃だからそれもうなずけます。

仕事に関するタスク管理にはウィークリータイプがいい。

ちなみに、購入したのはこちら。

 

 

ナカバヤシのグリッドダイアリーです。
あと半年しか使えないとはいえ、定価1100円のスケジュール帳が100円ってお買い得ですよね?
マンスリー(カレンダー)はもちろんのこと、見開きページで、左はホライゾンタイプのウィークリー、右はフリースペースというウィークリーページも含まれています。

100円ショップのマンスリースケジュール帳と自作のTodo表やメモ用紙でうまくいっていたけれど、タスク管理にはウィークリーページが必要だなと思っていたところだったので、2019年一番のいいお買い物ができたと思います。

勉強や日常の家事に関するタスクというのは、日単位や週単位と周期が短いため、スケジュール帳で管理するには細かすぎて難しい部類に属すると思います。(ゆえに私はスケジュール帳を使おうとして何度も挫折しました。)

しかし、仕事は月単位・年単位と比較的周期が長く、それでいてやるべきタスクは週単位で存在します。

私の生活スタイルから考えると、スケジュール帳を使いこなすのは無理だと判断したので、
タスクだけを書き出すTodo表を作成していましたが、
仕事の場合は、Todo表だけでは逆に無理があります。
仕事の場合は、どんなものでも期限が設けられています。勉強や家事は、個人の裁量でこなす時期に融通を利かせられますが、仕事の場合は納期が設定されているため、どの時期にどのタスクをこなしたか。を記録しておく必要があります。

納期を明確にし、タスクもかなり細かく書き込めるようなスケジュール帳を求めた結果、
マンスリーとレフトのホライゾンタイプのウィークリー(右はフリースペース)が両方含まれているスケジュール帳が私のイチオシとなりました。

2020年はデルフィノのレフトホライゾンタイプを使っています

デルフィノのレフトホライゾンタイプは、イオンでセール品となっていたものを購入しました。
B6サイズで、持ち歩きやすく、紙面がA6サイズよりは大きいのでゆったり書きやすいのが気に入っています。
昨年のグリッドダイアリー同様、見開き2ページで一週間を管理できるレフトホライゾンタイプで、 右ページが方眼なのも私にはポイントが高いです。
こんなに機能的なのに、年が明けて少ししたら、400円にまで値下がりしていました。
お買い得で嬉しいけれど、スケジュール帳って、水ものの最たるものなんですね。

左右ページの使い分ける新たな試みを実践中。

昨年のグリッドダイアリーもですが、レフトホライゾンタイプなのに、 ホライゾンには、ほとんど何も書き込まず、もっぱら右の方眼ページにびっしりタスクを書き出す。という使い方をしていました。
今回のデルフィノもまったく同じ使い方をしているので、左右ページの紙面の埋まり具合がアンバランスでした。

ホライゾンはスケジュールとプライベートのタスクを書く。

プライベートのタスクは、基本スマホのタスク管理アプリに集約させています。
かなり細分化しているので、書き出す手間をかけたくないからです。

とはいえ、時にはきっちり書き出しておいてこなしたい。という場合もあります。
タスク管理アプリでは、その日絶対にこなしたいタスクでも他の細分化したタスクに埋もれてしまうので、
アプリでどうこうするのは無理があります。

「書き出すならスケジュール帳でしょう。」

と思って改めてスケジュール帳を見ると、現行ではそれも難しい。
というのも、右の方眼ページは、仕事上のタスクでほぼ埋まってしまいますし、プライベートと仕事のタスクが混在するのもなぁ。。。と、思っていました。

しかし、スケジュール帳を2冊使って、最近気が付きました。(遅ッ!)
長年のTodo表だけでやりくりしてきた癖で、右の方眼ページはガシガシ使うのに、
レフトホライゾンはうまく使いこなせていないことを。(笑)

また、右の方眼ページには仕事のタスクが書き出してあるため、「休日」に持ち歩く気にはならず、
効率のよいプライベートのタスク管理が行えていませんでした。

「休日」の限られた時間で多くのタスクをこなすなら、 空白状態になっているレフトホライゾンの有効活用が必須だ!と思い、その日にこなすべき大まかなタスクを書き出すことにしました。
レモンのライン
長年の試行錯誤により、タスク管理は細分化(スモールステップ)したほうがよい。という信念があるので、 スマホのタスク管理アプリの内容をすべて書き出すのは不可能です。(かなり細かく設定しています)

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このタスクは、今度の休みにやろう♪

と思い立ち、タスクと日付をアプリに入力しておくのですが、
実際には、その日一日でこなすのは難しいようなタスク量になっていることがあります。
思いついたままタスク管理アプリに入力しているので、その日一日でこなせるかどうかは考えていません。
そのため、休みの朝になると愕然とします。 (笑)

例を挙げると、
数時間はかかる記事を書き上げるタスクと、
外出してそれなりの距離を移動しなければこなせないタスクが複数混在しているパターンなど。
これにちょっと念入りな掃除なども組み込まれていると、もうお手上げですね。

私の場合、「休み」というのは、「休息」を取るということではなく、 単に「勤務日ではない」ということなんだなぁ。と改めて認識できました。

何しろ時間は限られているのですから、効率よく「休み」に行動するには、 タスクを絞り込む必要があります。 アプリを見ながら、レフトホライゾンに「その日絶対やりたい(やるべき)こと・行きたい(行くべき)場所」という大まかなタスクを書き出すとともに、 アプリはリスケジュール機能を用いて、タスクを別日に割り当てることにしました。 レフトホライゾンには、勤務日なら絶対外せないタスクやイベントが書かれ、 休日は、プライベートのタスクが書かれることになりました。

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Lukia

「プライベートのタスクは、それとはっきりわかるように色ペンで書き込んだほうがいいかな?」とも思いましたが、大まかなタスクしか書かないので、「勤務日」にはみ出す可能性は低く、黒のボールペンで書くことにしました。

チェックボックスを色分けする

私は、タスクの左に□を書いて、チェックボックスを作っています。
タスクをこなしたら、□にレ点チェックを入れています。

もう何年も、この形式でやってきたのですが、チェックボックスが黒一色であることで、 タスクを効率よくこなせていないことに気が付きました。

これまで、右の方眼ページには、タスクを思いついた順に書き出したり、レフトホライゾンの勤務日の幅に見合うようにタスクを書いたりしていました。
しかし、予定通りにことが運ばないのが世の常というもの。
火曜日にこなそうと思っていたすべてのタスクがこなせるわけではありません。

また、タスクを書き出すときは、タスクをもれなくアウトプットすることに集中するべきで、
スケジュールは二の次、三の次にしておけばよいのです。

そこで、ちょっと違和感があるものの、□を書かずにタスクを書き出し、 勤務日の曜日ごとに色を決め、その色でチェックボックスを書くことにしました。

また、曜日ごとに色を決めたことで、右の方眼ページの視認性が高くなりました。

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Lukia

今日は火曜日だから、赤いチェックボックスからこなそう。

というように。 レモンのライン
さらに、チェックボックスが色分けされたことで、スケジュールに無理がないか。なども把握できるようになりました。

たとえば、青が極端に多い場合を考えてみます。
それらは果たして勤務時間内にこなせるタスク量なのかを検討する必要がありますね。
長年の習慣で、短時間でこなせるタスクに細分化しているため、青のチェックボックスが多くなってしまったのなら、 あまり問題はありません。

しかし、さまざまなタスクを内包した、いわば「プロジェクト」が複数書かれているならば、これは計画の段階で無理があることになります。

また、その仕事をこなす人数も考える必要がありますね。
単独でこなす仕事ならば、本人の要領や裁量の問題なので、あまり深刻に考える必要はありませんが、
ほかの人と協力してこなす仕事である場合、その人のキャパシティを無視したスケジューリングだと、 想定したよりもチェックボックスにレ点が入れられない可能性もあります。

タスクがどの程度細分化されているか、こなす際、単独で行うのか、他者と協力して行うのかなどを再検討しないと、 せっかくのタスク表も有効活用できないことになってしまいます。

休日にタスクのトリアージをしておく

出勤したら、予め決めておいたタスクをどんどんこなしていきたいので、
タスク管理を週末などの「休み」に行うことにしました。
その週にやり残したタスクを翌週の右方眼ページに書き写し、場合によってはもっと先の週にタスクをリスケジュールしたりするとともに、
曜日ごとの色ペンでチェックボックスを書き込むようにしています。

タスク管理・スケジュール管理は奥が深い。

そもそも、常にたくさんのタスクを抱え込んでいるので、(いわゆる暇だったことがない)
スケジュール帳を用いたタスクやスケジュール管理は、私の人生の課題(ライフワーク)といっても過言ではないでしょう。

毎年、手帳が発売されるころになると、雑誌で手帳やスケジュール管理術の特集が組まれ、
それらを参考にした時期もありました。(が、うまくいかなかったことは言うまでもありません)

考えてみればあたりまえなのですが、職種や生活スタイルによって個人差が出てしまうので、
雑誌や巷間でもてはやされているやり方がどの人にもぴったりくるわけはないんですよね。

私の場合、レフトホライゾンタイプの手帳なら(現在のところ)うまくいく。ということがわかりましたので、
今後も自分なりのタスク・スケジュール管理術を究めていきたいなぁ。と思います。

プロフィール

Author Profile
Lukia_74

広島育ち・てんびん座。2018年末に潜伏先が福岡から広島になりました。
グレープフルーツとお好み焼きが大好きな元・再受験生。
現在は、数学関連の資格を取ろうと暗躍中。

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